文:/ 马晶晶 北京市道成律师事务所

现在,越来越多的单位采用电子考勤方式,它既方便操作又铁面无私。不过,由于电子数据易修改、难固定,在劳动者对电子考勤记录真实性不予认可的情况下,它很难作为认定出勤情况的唯一证据。那么,如何让电子考勤成为“铁证”呢?

举案

廖女士2003年9月6日入职某外资投资公司工作,任业务部门业务员。双方签订了为期5年的劳动合同,合同的期限从2003年9月6日起至2008年9月6日。
2005年8月,投资公司以廖女士连续旷工5天,严重违反劳动纪律为由解除了与廖女士的劳动合同。廖女士认为自己并不存在旷工行为,公司解除她劳动合同没有事实依据和法律依据。交涉无果,廖女士向劳动争议仲裁委员会提起申诉,要求裁令公司撤销解除行为,恢复双方的劳动关系,并支付她从解除合同之日至仲裁裁决生效之日的工资。公司抗辩称,公司《员工手册》及《考勤管理规定》上都明确规定,连续旷工5天即可解除劳动合同,廖女士之前也是知晓此规定的,而廖女士却无视公司规定,连续旷工5天以上,故公司根据规章制度解除劳动合同的决定是合法有效的。公司提供了廖女士的电子考勤记录,证明廖女士连续五天旷工的事实。但最终仲裁委员会经过审理支持了廖女士的仲裁请求。同年11月9日,公司不服仲裁裁决向人民法院起诉。

本案是一起用人单位解除劳动合同的纠纷,在这类案件处理中,我们必须注意的是员工是否具有符合解除条件的行为,用人单位是否有足够的证据证明该行为确实存在。

根据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》,在劳动争议纠纷案件中,因用人单位解除劳动合同而发生的争议,由用人单位负举证责任。本案是由公司解除与廖女士的劳动合同而引发的,因此,公司必须提出证据证明廖女士存在连续旷工5天的行为,且该行为已经达到了解除条件。

在本案审理中,公司提交了廖女士签名确认的《员工手册》及《考勤管理规定》,证明员工连续旷工5天,即被认为严重违反规章制度,公司可解除劳动合同。对此两项规章制度廖女士并无异议。那问题的关键就落在公司是否有充分的证据证明廖女士存在旷工行为。

对此,公司提交了《考勤管理制度》规定及廖女士的电子考勤记录。其中,前者规定“考勤统计以电子卡钟记录为准,忘记刷卡时应及时知会人力资源部”。公司提供的电子打卡机记录显示,张女士在2005年8月15日和19日没有出入公司记录。庭审中,廖女士否认了此考勤记录的真实性,提出公司完全可以篡改此电子考勤记录。

计算机数据作为证据形式之一已为我国法律法规所确认,但由于此类证据的物质依赖性及可改变性,因此作为证据的计算机数据时必须同时结合其他证据证明其本身形成过程的客观真实性及内容的客观真实性。否则,一般很难单独作为认定案件事实的依据。

本案中,该公司仅仅出示了一份打印的考勤记录清单证明廖女士的旷工行为,虽然该清单显示廖女士连续5日没有考勤记录,但公司并不能证明该清单确实是电子卡钟的记录,而不是用电脑另行打印的记录,廖女士对该记录清单也不予承认。对于裁判者来说,该清单的真实性无法确认,而公司又没有提交其他证据印证,仅以一份不能确认真实性的所谓电子卡钟考勤记录认定廖女士旷工,显然证据不足。

审理过程中,廖女士提供了劳动合同及公司解除劳动合同的电子邮件。公司提供了《员工手册》、《考勤管理规定》、电子考勤记录清单。

判决结果法院未支持公司的抗辩理由,判决公司恢复与廖女士的劳动关系并支付解除至判决生效之日的工资。

相关规定

《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第六条:“在劳动争议纠纷案件中,因用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生劳动争议的,由用人单位负举证责任。”

为什么电子考勤很少被认定为唯一证据?

书面证据可以长久保存,且具有直观性,如有增改、删节,就会留有痕迹。经文检专家加以鉴定,通常可以轻易地还原事实的本来面目。但电子考勤主要是磁性介质,电子数据易修改、难固定,它所记录存储的数据内容可能会被专业人士轻易且不留痕迹地删改,所以,一旦发生争议,其真实性往往受到质疑。而且,考勤记录一般由用人单位负责记录和掌握,考勤记录的举证责任相应地也由用人单位承担。因此,尽管电子考勤等电子证据作为证据形式之一已为我国法律法规所确认,但由于它的物质依赖性及可改变性,很难被单独作为认定案件事实的依据。如果劳动者提出记录可能被修改,单位又没有其他证据,则该考勤记录的真实性往往难被法院认可。

如何让电子考勤真正发挥好它的证据效力呢?

第一道“保险”是建立完备有效的考勤制度。

单位的考勤制度,包括请假制度、操作流程等等,电子考勤也是其中之一。考勤制度一般都是由单位根据自己的具体情况来制定的,具体的制度内容和制度的实施方式应该通过公示或员工大会等方式明确告知员工,让员工签字确认知晓,未经公示确认的考勤制度一般是无效的。当然,如果整个程序能够通过职代会等民主程序来进行则会更有说服力,并更利于事后纠纷举证。此外,考勤制度在实际操作过程中切记保证公平及一贯性,不宜经常更改制度或差别对待。否则,不仅不利于用人单位的管理,也会造成单位考勤的混乱,使得发生纠纷时单位处于不利地位。

第二道“保险”是让劳动者签字确认。

如每隔一个月或半个月打印出这段时间的电子考勤信息,随后请劳动者签字确认。如果劳动者提出电子考勤和实际出勤情况有不同,由于相隔时间不长容易进行核对确认,确认无误后再由劳动者签字。这样,可以固定证据,一旦发生考勤争议时就能无可辩驳。

提出单位提交的电子考勤可能作假,那该怎么办?

第一个“帮手”是第三方鉴定。

“考勤机由公司控制,公司可随意更改电子记录。”用人单位可以请第三方鉴定来确认自己没有对电子考勤记录做任何修改。现在的司法鉴定所已经有了专门研究电子证据方向的工作人员,主要鉴定的是电子录音是否被剪辑、计算机数据是否被修改等。电子考勤也是计算机数据的一种,按照现有的鉴定技术水平,完全有能力进行鉴定。只是目前这个鉴定项目社会知晓度不够,因此业务量没有传统鉴定项目多。

第二个“帮手”是其他佐证。

公司可以提交或固定其他证据作为佐证,以确定电子考勤的真实性。如劳动者的事假单、病假单,其他员工的证人证言等,都可以作为佐证来证明电子考勤的真实性。这些证据和电子考勤构成了一个完整的证据链,可以认定劳动者的出勤情况。就如这个案例中公司出具的实名火车票,这就是一个可以证明劳动者确实在其主张的时间段并未在岗的有力佐证。

来源:存证云微信公众号

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