近年来,无纸化办公越来越普遍,而用人单位的内部办公系统基本上不能在外面的电脑里登陆,导致无论是用人单位、抑或是劳动者,在取证的时候,都会产生很大的困难,最大的障碍是电子证据的可修改性。今天,发出两篇案例,希望对读者有所启迪。

【案例一】

朱某系公司工程师。公司使用网上办公系统发布的《员工违规违纪处理决定》载明,员工请休假或出差需办理的相关考勤手续,应通过该网上办公系统进行报送与审批。朱某正常出勤至2月21日。公司主张朱某此后连续旷工,严重违反规章制度,故将其辞退。朱某对此予以否认并主张其曾于2月22日口头向其直接领导宋某请休事假,并在公司网上办公系统做了填报,此后还以电子邮件形式提交病假条,故不存在旷工行为。后双方涉诉,公司提交考勤记录、电话录音;朱某提交手记通话与短信详单、电子邮件打印机、诊断证明书等。

法院审理后认为:因用人单位作出解除劳动合同的决定而发生劳动争议的,由用人单位负举证责任。公司《员工违规违纪处理决定》规定员工请休假需经网上考勤办公系统进行,现公司不认可朱某于2月22日请休假且在网上填报申请的主张,但公司作为掌管网上考勤办公系统的一方,未能就此提供该系统的相关记录,导致本院无从核实朱某是否运用该系统进行请休假,公司应当就此承担相应的不利后果。另,相关录音能够看出,公司领导于2012年3月就请休假事宜与朱某进行沟通,能够与朱某的主张相互印证,综上,法院认定2月22日,朱某依据公司规章制度履行了请休假手续,此后朱某在病休期间,通过电子邮件方式向公司出示病假证明,通过电话方式与公司领导沟通,履行了请休假的告知与证明义务。在此情况下,公司以朱某旷工为由将其辞退,缺乏事实与法律依据,构成违法解除劳动关系。

案例一点评:

本案重点有二,一是关于考勤情况举证责任的分配;二是关于电子证据的认定。《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第七十五条规定,有证据证明一方当事人持有证据无正当理由拒不提供,如果对方当事人主张该证据的内容不利于证据持有人,可以推定该主张成立。

本案中,双方均确认朱某需通过公司网上考勤办公系统办理请休假手续,现就朱某系旷工还是请休假产生争议,作为掌握无纸化办公平台的一方,公司却未提供该系统的相关记录以供法院查清事实,应承担相应的不利后果。

无纸化办公日益普及,催生了劳动争议案件中诸多的电子证据。新修订的《民事诉讼法》第六十三条将电子数据列入证据范围。具体到案件中,对电子证据自身“三性”的认定、相互间能否形成证据链条、佐证己方主张或推翻对方主张的分析,可能直接关乎案件审理的走向。本案中,朱某与公司提供的证据中大部分为电子证据,所涉类型包括电子邮件、网上办公系统发布的文件(未公证)、考勤打卡记录等。通过对上述电子证据反映情况的综合分析,可以与朱某关于正常履行请假手续的主张相互印证。

需要注意的是:电子证据可删改性较强,尤其劳动争议案件中涉及办公平台系统中的电子证据,用人单位可自行通过后台操作系统进行修改,故所涉电子证据不宜单独作为定案依据,亦不宜仅以是否经过公证程序而判定效力,而应结合当事人陈述、书证等其他证据,经过综合分析处理。

【案例二】

北京某能源公司在采购、物流、销售、人事管理等管理环节均实行无纸化办公(OA系统)。在该公司内部,不仅文件的上传下达采用电子邮件方式,通知、公告等重要文件也是在OA系统内进行。

2014年9月23日,该公司销售主管王某因不满总经理对其工作进行批评,且由于王某的工作一直得不到总经理的认可,遂后,王某的一封言语激烈的辱骂信通过公司内部电子邮件系统发送给总公司董事长。此次,公司通过内部邮件系统向王某的邮箱中发送了《解除劳动合同通知书》,理由为:严重违反用人单位规章制度,并要求该销售主管王某立即办理离职手续离开公司。王某要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金。

案例二点评:

根据最高人民法院《关于民事诉讼证据的若干规定》第六条之规定:“在劳动争议纠纷案件中,用人单位作出开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生争议的,由用人单位负举证责任”。本案中,鉴于王某的违纪行为是通过网络作出的,尽管公司可以申请公证机关对电子邮件存在于公司电脑的事实进行公证,但这种公证并不及于王某作出了该违纪行为。王某在庭审过程中坚持自己没有发出该邮件,同时,不排除公司网络部门经人授意诬陷的可能。对此公司无法对电子证据自身的“真实性、合法性、关联性”的认定、相互之间关系形成完整的证据链,佐证己方主张,因公司无法证明辱骂信系王某本人发送,公司的举证不能得到认可,应承担不利后果。因此,对于用人单位,建议如下:

第一,与违纪员工进行谈话确认违纪行为系其本人作出,并做好相应记录。

第二,据此发出《解除劳动合同通知书》。

第三,《解除劳动合同通知书》交由违纪员工本人签收或邮寄送达。

无纸化办公条件的日益普及,催生了劳动争议案件中诸多的电子证据,关于电子证据效力认定问题,2015年2月4日起施行的《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》第116条规定:“视听资料包括录音资料和影像资料。电子数据是指通过电子邮件、电子数据交换、网上聊天记录、博客、微博客、手机短信、电子签名、域名等形成或者存储在电子介质中的信息。存储在电子介质中的录音资料和影像资料,适用电子数据的规定。”

但是,鉴于电子证据可删改性较强,尤其劳动争议案件中涉及OA系统及企业邮箱中的电子证据,用人单位可自行通过后台操作系统进行修改,因此,所涉及的电子证据不宜单独作为定案依据,亦不宜仅以是否经过公证程序而判定效力,应结合当事人的陈述、书证、视听资料等其他证据综合分析得出结论。因此应当注意:

1、电子邮件、手机短信等电子形态的证据不能单独作为定案依据,只有在和其他相关证据佐证时,才具有较强的证明力。

2、对电子邮件等电子形态的证据进行公证,只能证明某种事实结果,不能证明行为过程,而证据所需要证明的就是行为及过程。

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